Rotinas contábeis: o que são e como aperfeiçoa-las em seu escritório contábil

O ambiente de um escritório contábil envolve muitas informações, documentos, papeis, listas e por aí vai. Afinal, cada cliente possui exigências próprias e são gerados relatórios e mais relatórios para cada um deles. Isso significa que, se não houver uma rotina contábil minimamente organizada, coisas importantes podem se perder e exigir trabalho dobrado para recuperar tudo.

A rotina contábil envolve todas as análises financeiras de um negócio, não importa se é micro, pequena, média ou grande empresa. Ela abrange a realização de balanços, demonstração de resultados, controle de caixa e análise de lucros e prejuízos. Ou seja, envolve tudo o que é importante para o bom funcionamento de uma empresa e está muito relacionada às tomadas de decisão dos responsáveis pela gestão.

A rotina contábil está presente desde o planejamento da abertura da empresa até a fase em que ela já está estruturada e estável. Claro que a rotina contábil varia de acordo com o tamanho e as demandas da empresa, mas há procedimentos comuns a todas elas que precisam ser seguidos para que dê tudo certo. Mas quais seriam eles?

Processos básicos da rotina contábil

Os processos básicos da rotina contábil se relacionam a diferentes setores que envolvem um serviço de contabilidade. É por esses setores que a organização começa. São eles:

Escrita fiscal: é onde se iniciam as operações contábeis de um escritório de contabilidade. É no departamento de escrita fiscal que ocorre o registro de todas as Notas Fiscais de entrada e de saída. A escrita fiscal também é o departamento encarregado por preparar os livros fiscais exigidos pela legislação e pela validação das retenções de impostos, tributos e contribuições que incidem sobre as notas.

Protocolo: é a base de todo o processo contábil. É no protocolo que os documentos que estão sob a responsabilidade do escritório são organizados e identificados. Essa identificação deve ser feita de maneira ágil, assim que solicitada. É o setor do protocolo também o encarregado de distribuir internamente os documentos aos diferentes departamentos.

Departamento pessoal: é nele que todos os funcionários são registrados e também onde ocorre a rescisão contratual. Nessa tarefa, é preciso ter bastante cuidado para que nenhum direito e dever seja deixado de lado na relação entre empresa e empregados. Além desse controle admissional e demissional, também é função do departamento pessoal cuidar da folha de pagamento e contra-cheques mensais da empresa e os cálculos dos impostos que incidem sobre eles.

Departamento contábil: é onde ocorre a consolidação de todas as informações relacionadas à contabilidade provenientes dos outros departamentos. O profissional do setor pode inserir novas informações aos relatórios contábeis, além de ser o responsável por apresentar ao gestor da empresa as diferentes tributações, como Lucro Presumido, Lucro Real e Simples Nacional.

Desafios de uma rotina contábil

Passar por todos esses processos sem nenhum imprevisto ou percalço é praticamente impossível, mas é viável prever alguns dos obstáculos que podem surgir. Na hora de organizar a rotina contábil, é importante conseguir prever alguns desafios que estarão por vir. Dessa forma, fica mais fácil enfrentá-los de maneira tranquila, sem alterar demais o que já havia sido planejado.

A primeira coisa é entender que o escritório de contabilidade possui uma rotina diferente das empresas as quais atendem. Isso quer dizer que por mais organizada que seja, o cliente pode ser desorganizado e exigir um pouco mais de atenção.

Manter a contabilidade sempre em dia, além de uma obrigação, pode ser considerada também um desafio. Com muitas atribuições e afazeres não é muito difícil se dispersar e acabar perdendo o foco. Se isso já é um problema em qualquer área, na contabilidade é ainda pior por conta dos prazos sempre apertados. Por isso também a importância de uma equipe organizada, bem entrosada e alinhada.

Para lidar melhor com esses desafios, há alguns procedimentos que podem ser incorporados pelas equipes e facilitar o dia a dia da empresa. É sobre eles que falaremos a seguir.

Como lidar com as tarefas da rotina contábil?

Otimizar as tarefas da rotina contábil é também uma forma de utilizar os recursos de maneira eficiente e econômica. Ou seja, pode fazer com que a empresa cresça. Para organizar a rotina contábil, é preciso levar em consideração as especificidades do trabalho realizado. Dentre os principais aspectos que devem receber atenção estão:

Documentação: separar e organizar adequadamente os documentos é um primeiro passo para agilizar a rotina contábil. Isso facilita muito na hora de fazer consultas, por exemplo, sobre pagamento de clientes e contas que a empresa precisa pagar.

Lista de tarefas: melhor do que espalhar post-its e lembretes nos computadores e nas mesas de trabalho é organizar listas de tarefas que possam ser acompanhadas com mais facilidade. Uma sugestão é fazer a lista com os afazeres do dia a cada manhã, estipulando um tempo médio que será gasto para a execução de cada tarefa.

Agenda de reuniões: assim como as tarefas, as reuniões também devem ser planejadas e organizadas para a rotina contábil não ficar caótica. O ideal é estabelecer uma agenda fixa de reuniões de equipe, com uma pauta já pré-estabelecida, porém flexível. Manter uma rotina de encontros com os clientes também não é tão difícil, uma vez que há prazos para balanços e fechamentos, por exemplo.

Software de gestão: é preciso utilizar as tecnologias a favor da contabilidade. Um bom software de gestão auxilia na rotina contábil, que está ficando cada vez mais informatizada. Com ele, é possível padronizar processos, economizar tempo e esforço, além de evitar erros comuns quando o trabalho é mais manual.

Capacitação profissional: não é preciso dizer que é importante que os profissionais da contabilidade passem por constante capacitação. Isso não só para se atualizarem em relação aos recursos tecnológicos cada vez mais presentes, mas também em relação à própria rotina contábil e como ela interfere e sofre interferência dos diferentes contextos.

Como lidar com as tarefas da rotina contábil: conclusão!

A manutenção de uma rotina contábil correta e eficiente já é meio caminho andado para que as obrigações sejam cumpridas com o mínimo de falhas. O que não pode acontecer é todas as etapas acabarem se tornando algo rotineiro, que recebe menos atenção pelo fato de se repetirem.

As rotinas contábeis recebem esse nome, mas é preciso estar sempre atento a ela, para que a necessidade de adaptações seja percebida a tempo e os imprevistos não prejudiquem o trabalho desenvolvido.

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